El correo corporativo es mucho más que una simple herramienta de comunicación, ya que un uso adecuado puede proveer beneficios y oportunidades a tu empresa, generando productividad y mejorando el desempeño laboral. Pero ¿Cómo es posible? Descubre aquí toda la información que debes saber para que tú y tus equipos de trabajo gestionen adecuadamente los mail corporativos.
5 datos claves para manejar un correo corporativo
Primero se debe tener presente la importancia de esta herramienta. Tengamos en cuenta que un email corporativo permite una gestión de correo electrónico más eficiente, mejorando las comunicaciones con clientes y proveedores. Pero sobre todo, debemos destacar contar con tu propio dominio, refuerza la identidad empresarial y genera confianza en los receptores, más de lo que haría un correo con dominio público.
No es lo mismo recibir un correo de “gerencia-miempresa@hotmail.com” que uno proveniente de “gerencia@miempresa.com”. Pero tener tu propio dominio no es lo único que se debe tener presente. Además de esto, es necesario gestionarlo de forma adecuada.
1. Cuida la redacción
Está de más decir que debemos evitar los errores ortográficos, ya que estos pueden desacreditar tu profesionalismo. Sin embargo, cuando nos referimos a cuidar la redacción, nos referimos más al estilo en qué redactes tus correos, para lo cual te aconsejamos evitar las mayúsculas sostenidas, especialmente en el asunto del correo, esto puede darle un tono que se perciba como agresivo.
Al igual que con las mayúsculas, evita el uso excesivo de signos de exclamación, esto le resta formalismo al correo enviado.
2. Sé preciso con la información
Trata de ser lo más directo posible, evitando sobrecargar el texto con datos irrelevantes como gráficas e imágenes que no aporten nada al receptor. Si es muy extensa la información, puedes enviar archivos adjuntos en formatos que permitan un rápido acceso. También es aconsejable evitar el uso de emoticones, colores o fuentes de letras que puedan ser confusos y desviar la atención, generando distracción.
3. Respuestas y recordatorios
Asegúrate de responder todos los correos que requieran una respuesta, y cuando lo hagas, debes “responder a todos” los involucrados en ese correo, para así evitar problemas de comunicación. Por otra parte, si no has recibido respuesta de un mail, no seas insistente con correos recordatorios, espera un tiempo prudente para hacer seguimiento, a menos que sea estrictamente necesario.
Otra cosa que debes evitar, es catalogar a todos los correos que envíes como “urgente”, porque puede generar un efecto negativo, y cuando sea verdaderamente urgente, el remitente podría no darle la importancia debida.
4. Correos para publicidad y campañas de email marketing
Crea una cuenta de usuario especialmente para este fin, nunca envíe campañas de email marketing o correos de usuarios con tu cuenta corporativa personal, y realiza estas acciones con moderación, aplicando una segmentación adecuada y considerando una frecuencia para los envíos. Evite ser catalogado como spam, de ser así, corres el riesgo de que nadie reciba tus correos.
5. Cree grupos o listas de trabajo
Esto es sencillo de hacer con las cuentas de correo corporativos. Creando estos grupos y listas, tus equipos de trabajo y sus miembros podrán comunicarse entre sí más fácilmente, además, los correos de los clientes y otros usuarios llegarán a los responsables de cada área o departamento, agilizando las respuestas y optimizando las comunicaciones corporativas.
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